Bürgervorschlag
Digitaler Postversand innerhalb der Verwaltung
Geschätztes Volumen
Schätzung des Spar-/Einnahmebetrags pro Jahr durch den Autor:
10.000 - 50.000 €
Schätzung des Spar-/Einnahmebetrags pro Jahr durch die Verwaltung:
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Sämtliche Eingangspost für die Verwaltung sollte zentral gescannt, archiviert und an die einzelnen Stadtdienste weitergeleitet werden. Eine entsprechendes Dokumenten-Management-System, dass die Voraussetzungen des Dienstweges abbilden kann, müsste hierfür angeschafft werden.
Dadurch kann die Abholung an den einzelnen Standorten der Verwaltung optimiert werden, was zu Kosteneinsparungen führt.
Auch innerhalb der Verwaltung sollte grundsätzlich nur noch digital kommuniziert werden. Hier würden Papier- und Druckkosten entfallen.
Kommentare
am 27. Sep. 2016
um 09:07 Uhr
Weitere positive Nebeneffekte
Wenn es vollständiger digitaler Workflow gegeben wäre könnten die Ämter auch viel flexibler Dienstleistungen anbieten.
Mir fällt konkret zum Beispiel die Verwaltung der Anwohnerparkausweise ein. Dies wird derzeit noch zum Teil in Aktenordnern gemacht. Personalaufwendig, unflexibel und somit teuer.
am 28. Sep. 2016
um 14:29 Uhr
Kommentar der Verwaltung
Die Verwaltung ist seit 2015 mit dem Thema beschäftigt. Hier setzt der Spareffekt erst dann ein, wenn alle Bereiche der Verwaltung und alle Betriebe und Gesellschaften organisatorisch umgestellt und die entsprechende Software zur Steuerung des Workflows genutzt werden kann. Erst dann kann, nach der Beschaffung des neuen Systems, das alte kostenintensive Verfahren eingestellt werden. Für den Gesamtkonzern ist die Umstellung auf digitalen internen Postverkehr eine sehr komplexe organisatorische Aufgabe, die sorgfältig und verfahrenssicher organisiert und aufgebaut werden muss.
Redaktion IK
am 05. Okt. 2016
um 21:19 Uhr
Kommentar zum Kommentar der Verwaltung
Ihr Kommentar gibt nur bedingt Hoffnung auf interne Potential. Solche Strukturen lassen sich auch modular umsetzen.. Der alles oder nichts Gedanke ist dann oft hinderlich
am 11. Okt. 2016
um 16:37 Uhr
Bedingt möglich
Je nach Menge Personal erforderlich.
Bei wichtigen, sprich geheimen oder ähnlicher Einordnug, nicht möglich.
Beim Empfänger ensteht trotzdem Papier durch ausdrucken. Denn was man in der Hand hält geht nicht verloren.
am 11. Okt. 2016
um 21:20 Uhr
vielleicht helfen agile Methoden, die Sache zu beschleunigen ...
Eigentlich ist das Thema ein "no-brainer", weil mittlerweile Standard.
Eigentlich müßte man als Bürger den OB (stellvertretend) verklagen, dass er Geld zum Fenster rauswirft, d..h. dass die Verwaltung sich erst seit 2015 mit dem Thema auseinandersetzt